Unohda Excelit ja paperit - siirry sähköisen ohjelmiston käyttäjäksi


Kirjaa työvuorot -näkymässä työvuoroja voidaan kirjata työntekijälle ja kaikki työvuoroja koskevat laskennat tapahtuvat reaaliajassa.
Kuva: Työvuorojen kirjausnäkymä

Miten lakisääteinen työaikakirjanpitonne on hoidettu?

Laki velvoittaa pitämään työaikakirjanpitoa työntekijöiden tehdyistä työtunneista ja niistä maksettavista korvauksista. Palkkailmon avulla työntekijä voi itse kirjata tehdyt tunnit sähköiseen tuntikorttiin ajasta ja paikasta riippumatta. Esimies saa työntekijöiden kirjaukset kootusti. Mahdollisten lisäysten ja tarkistusten jälkeen tiedot voidaan siirtää sähköisesti suoraan palkanlaskentaan. Kaikki tietoliikenne asiakkaan ja Palkkailmon välillä liikkuu salattuna, aivan kuten verkkopankkeja käytettäessä. Tiesitkö että henkilötietoja, kuten työntekijän palkkatietoja, ei saa toimittaa sähköisesti ilman suojattua yhteyttä?

Palkkailmo toimii myös esimiehen työkaluna. Esimies voi syöttää työntekijöiden työtunnit ja korvaukset ohjelmistoon kootusti omassa näkymässä.

Onko käytössänne vielä paperiset tuntikortit?

Työntekijän kirjatessa tuntinsa suoraan sähköiseen järjestelmään, käsialaa ei tarvitse tulkita. Helppo kirjausnäkymä ja selkeä valikko auttavat tallentajaa tuntikirjauksessa. Työntekijän ei tarvitse myöskään huolehtia tietojen toimittamisesta eteenpäin, sillä ne ovat tallennuksen jälkeen välittömästi esimiehen luettavissa. Sähköisen tuntikortin etuna on myös tietojen turvallinen ja asianmukainen arkistointi.

Missä säilytätte työsopimuksia ja työsuhteisiin liittyviä asiakirjoja?

Palkkailmo sisältää valmiita työsopimus- ja työsuhdelomakkeita. Työsuhdetietoihin voidaan tallentaa myös muita työsuhteisiin liittyviä dokumentteja. Palkanlaskija saa tiedot yrityksen työntekijöiden yhteystietoihin tehdyistä muutoksista sekä uusista ja päättyneistä työsopimuksista ohjelmiston välityksellä. Tämä helpottaa palkanlaskijan työtä ja vähentää näin tilitoimiston laskuttamia lisätyötunteja. Kaikki tiedot ovat asianmukaisesti turvassa.

Ovatko laskutettavat tunnit hukassa?

Palkkailmo auttaa myös projektiseurannassa. Tehdyt tunnit on helppo eritellä projekteittain sekä esimerkiksi urakkaan ja laskutettaviin tunteihin työtehtävien mukaan. Palkkailmosta saa tulosteet jo kesken palkanlaskentajakson, mikä mahdollistaa esimiesten nopeankin reagoinnin työnjohtoon.

Tarvitsetko reaaliaikaista työajanseurantaa?

Palkkailmoon on liitettävissä selainpohjainen kellokortti-sovellus. Enää ei tarvitse hankkia kallista leimauslaitteistoa, vaan kirjaukseen soveltuu tavallisen pc-tietokoneen lisäksi tabletti tai kosketusnäytöllinen älypuhelin. Kellokortilla voidaan leimata normaalien töihintulo- ja lähtökuittausten lisäksi mm. vuosilomat, koulutukset ja työpistekohtaiset tunnit. Kirjatut tunnit siirtyvät Palkkailmoon esimiehen käsiteltäviksi.

Päänvaivana työehtosopimusten tulkinnat?

Kysy asiakastuestamme ohjelmistoon saatavia tes-määrityksiä. Ohjelmiston laskemat lisät ja korvaukset helpottavat palkkatapahtumien koontia huomattavasti.

Käyttöönotto

Ohjelmiston käyttö ja käyttöönotto on helppoa. Ohjelmisto on selainpohjainen, joten tarvitset ainoastaan tietokoneen tai muun nettiyhteydellä varustetun päätelaitteen.

PROJEKTISEURANTA

Palkkailmossa toteutuneet työtunnit ja palkkatapahtumat voidaan kohdistaa projekteittain.

RAPORTOINTI

Ohjelmistosta saa kattavan määrän tulosteita raportoinnin avuksi. Valittavana on mm. työntekijä-, työpiste- ja työryhmäkohtaiset tulosteet.

MATERIAALIT

Ohjelma sisältää valmiit pohjat työsopimuksille ja –todistuksille. Järjestelmään voidaan myös tallentaa työntekijöiden verokortit, jotta ne ovat tarpeen tullen palkanlaskennan nähtävissä.

KELLOKORTTI

Palkkailmoon on mahdollisuus liittää selainpohjainen kellokorttijärjestelmä, johon työntekijä voi leimata työaikansa. Esimiehen hyväksynnän jälkeen toteutuneiden työtuntien tiedot siirtyvät sähköisesti palkanlaskijalle.

KORKEA TIETOTURVA

Ohjelman käyttöympäristö ja palveluiden ylläpito on turvattu 24 tuntia vuorokaudessa. Ohjelman tiedoista otetaan varmuuskopioita useita kertoja päivässä, joten asiakkaan ei tarvitse huolehtia tietojen säilymisestä. Kaikki tietoliikenne asiakkaan ja Palkkailmon välillä liikkuu salattuna, aivan kuten verkkopankkeja käytettäessä.

KÄYTTÖOIKEUSTASOT

Jokaiselle Palkkailmon käyttäjälle luodaan omat tunnukset ja määritellään käyttöoikeudet. Työntekijällä voi esimerkiksi olla oikeus kirjata omat toteutuneet työtunnit ja esimiehellä puolestaan laajemmat oikeudet tietojen muokkausta ja hyväksyntää varten. Palkanlaskijalle voidaan antaa oikeudet hakea palkanmaksuun tarvittavat tiedot suoraan Palkkailmosta.

HELPPOKÄYTTÖISYYS

Perustoiminnot oppii nopeasti ja ohjelma soveltuu hyvin myös henkilöille, joilla on vähemmän kokemusta tietokoneen käytöstä. Myös asiakastuki palvelee mielellään ja auttaa asiakkaitamme Palkkailmon käytössä.

SELAINPOHJAISUUS

Selainpohjaisuuden ansiosta ohjelmistoa voi käyttää siellä missä internet toimii, ulkomailla, kotona, työpaikalla. Ohjelmisto ei siis vaadi asennuksia työpisteelle.

Tiesitkö että henkilötietoja, kuten esimerkiksi työntekijän palkkatietoja, ei saa toimittaa sähköpostitse ilman suojattua yhteyttä?